איך מחשבים כוסות לקייטרינג לאירוע עסקי?

לאירוע קייטרינג של 200 אורחים מחשבים בדרך כלל 2-3 כוסות של 8 oz לאורח, כלומר 400-600 כוסות, ומוסיפים רזרבה לפי אופי ההגשה. השאלה איך מחשבים כוסות לקייטרינג אינה מתחילה בקרטון, אלא במשך האירוע, במספר תחנות השתייה, בסוג המשקאות ובצורך בהפרדה בין חם לקר.

בקייטרינג, חוסר בכוסות עוצר שירות מהר יותר מחוסר במפיות. מצד שני, הזמנה עודפת מדי נשארת במחסן ותופסת מקום. מהניסיון שלנו עם אירועים עסקיים, חתונות, מוסדות ומסעדות, חישוב נכון מתבסס על כמות שימוש צפויה ולא על מספר המוזמנים בלבד.

כמה כוסות לקייטרינג צריך לפי מספר האורחים?

לאירוע קצר של עד שלוש שעות, נקודת פתיחה סבירה היא 2 כוסות לאורח למשקה קר ו-1-2 כוסות לאורח למשקה חם. באירוע ארוך, ביום חם או בהגשה עצמית, כדאי לחשב 3 כוסות למשקה המרכזי לכל אורח ולשמור רזרבה של 10%-15%.

החישוב הבסיסי הוא: מספר אורחים כפול מספר הכוסות הצפוי לאורח, ועוד רזרבה תפעולית. לדוגמה, באירוע קייטרינג של 200 אורחים הנמשך ארבע שעות, עם עמדת מים, שתייה קלה וקפה, נתחיל מ-600 כוסות לשתייה קרה ונוסיף 250-350 כוסות לשתייה חמה, בהתאם לשעת האירוע ולקהל.

כדי לסגור הזמנה לעסק בלי לנחש, עברו על ארבעת המשתנים הבאים:

1. משך האירוע - אירוע בוקר קצר צורך פחות כוסות מאירוע ערב הכולל ארוחה, קינוחים ובר משקאות.
2. אופי ההגשה - מלצרים שמגישים לשולחן מפחיתים החלפת כוסות לעומת מזנון פתוח שבו האורחים ניגשים כמה פעמים.
3. הרכב הקהל - כנס עובדים בבוקר מגדיל בדרך כלל את צריכת הקפה. אירוע קיץ בחוץ מגדיל את צריכת המים והשתייה הקרה.
4. מספר תחנות השתייה - בכל תחנה נוספת יש פחת תפעולי: כוסות שנלקחות מראש, כוסות שנופלות וכוסות שנשארות ליד עמדת ההגשה.

באירוע ערב במסעדה עבור 200 אורחים, עם מזנון שתייה עצמית, לא נסתפק ב-200 כוסות מים. נזמין כמות שמתאימה למחזורי מילוי חוזרים, במיוחד אם האורחים ניגשים גם לקפה אחרי הקינוח.

לפי מה בוחרים כוסות לשתייה קרה או חמה לעסק?

גודל הכוס צריך להתאים למנה ולמשקה, לא רק לכמות האורחים. כוס קטנה מדי יוצרת שימוש חוזר מוגבר, וכוס גדולה מדי מבזבזת משקה, תופסת יותר נפח ומכבידה על עלות השימוש.

בכוסות לשתייה קרה, גדלי 6 oz, 8 oz ו-12 oz מכסים את רוב צורכי הקייטרינג. כוס 6 oz מתאימה לטעימות, מים או שתייה קלה במזנון. כוס 8 oz מתאימה לרוב ההגשות באירוע, וכוס 12 oz נכונה יותר לשתייה קרה עם קרח, לימונדה או משקאות קלים בהגשה נדיבה.

| שימוש באירוע | גודל כוס מקובל | כמות התחלתית לאורח | הערת רכש |
|---|---:|---:|---|
| מים בעמדת הגשה | 6 oz או 8 oz | 2-3 | להגדיל רזרבה בשירות עצמי |
| שתייה קלה וקרח | 8 oz או 12 oz | 2-3 | כוס 12 oz מתאימה כשיש הרבה קרח |
| קפה או תה | 6 oz או 8 oz | 1-2 | להתאים מכסה לקוטר הכוס |
| טעימות וקינוחים נוזליים | 6 oz | 1-2 | לא מתאימה ככוס שתייה מרכזית |

כאשר מגישים קפה, כוסות לשתייה חמה צריכות להתאים לטמפרטורת המשקה ולמשך ההחזקה ביד. כוס נייר דו-דופן יכולה להתאים להגשה ללא שרוול במקרים רבים, בעוד כוס דופן אחת דורשת לעיתים פתרון נוסף להגנה על היד. אם ההגשה כוללת נסיעה או המתנה ליד עמדת איסוף, מכסים לשתייה חמה בקוטר 80 מ"מ יכולים לצמצם נזילות, בתנאי שהם מותאמים לדגם הכוס הספציפי.

איך מחשבים רזרבה לכוסות בקייטרינג ובמשלוחים?

רזרבה נכונה היא חלק מהחישוב ולא תוספת מקרית בסוף ההזמנה. באירוע מסודר עם הגשה לשולחן אפשר לעבוד קרוב יותר לכמות המתוכננת, אבל באירוע פתוח, בחוץ או עם כמה עמדות שתייה, רזרבה של 10%-15% היא נקודת עבודה מעשית.

רזרבה גבוהה יותר נדרשת כשיש ילדים, ריקודים, תחלופה של אורחים או הגשה של משקאות בכמה נקודות. בקייטרינג שמוציא גם משלוחים בוולט או בתן ביס מאותו מטבח, כדאי להפריד מלאי אירוע ממלאי משלוחים כדי שכוסות לא ייעלמו באמצע משמרת.

אלה ארבעת המצבים שבהם אנו ממליצים להגדיל את הכמות:

1. עמדת שתייה בשירות עצמי - אורחים לוקחים לעיתים כוס חדשה בכל מילוי.
2. אירוע חוץ בקיץ - מים ושתייה קרה נצרכים בתדירות גבוהה יותר.
3. קפה בסיום הארוחה - קהל של אירוע בוקר או כנס מקצועי עשוי לצרוך יותר מכוס חמה אחת.
4. הגשה משולבת עם טייק אווי - כוסות שנלקחות ליציאה מהאירוע דורשות מכסים וכמות נוספת.

אל תשתמשו באותה כוס לכל תרחיש רק כדי לפשט את ההזמנה. כוס 6 oz אינה הבחירה הנכונה למשקה קר עם קרח, וכוס 12 oz אינה תמיד יעילה למזיגת מים קצרה ליד שולחן. חלוקה לשני גדלים בדרך כלל נותנת שליטה טובה יותר בכמות ובעלות לשימוש.

מה ההבדל בין כוסות רגילות, בגאס ו-PLA?

בחירת חומר הכוס משפיעה על מראה ההגשה, התאמת הכוס למשקה ותנאי הפסולת בסיום האירוע. חומר מתכלה אינו פתרון אוטומטי לכל אירוע, משום שתנאי האיסוף והקומפוסטציה בפועל קובעים אם הבחירה אכן מתאימה.

בגאס הוא חומר מקנה סוכר, bagasse, שמיוצר משאריות סיביות של תעשיית הסוכר. PLA הוא חומר המבוסס על עמילן תירס, והוא דורש קומפוסטציה תעשייתית בתנאים מתאימים. כאשר לקייטרינג יש מערך פינוי מתאים, אפשר לבחון מוצרים ידידותי לסביבה ומתכלים לפי מפרט היצרן ולפי תנאי הטיפול בפסולת באתר.

לפני בחירת חומר, בדקו את ארבעת הקריטריונים הבאים:

1. סוג המשקה - כוס שקופה מתאימה לרוב למשקאות קרים ולתצוגת מוצר, בעוד כוס נייר מיועדת בדרך כלל להגשה חמה.
2. משך השימוש - משקה שנצרך מיד שונה ממשקה שמחכה בעמדת איסוף או נוסע עם אורח.
3. דרך הפינוי - אם אין קומפוסטציה מתאימה, אין טעם להציג מוצר כפתרון קומפוסט מלא.
4. התאמת המכסה - קוטר, גובה וחיבור המכסה חשובים לא פחות מחומר הכוס.

בקייטרינג עם הפרדה בין חלבי לבשרי, אפשר להשתמש בצבעים או בגדלים שונים כדי לייעל זיהוי בעמדות ההגשה. לצד הכוסות, מפיות ליד מכונת הקפה וצלחות חד-פעמיות בעמדת הקינוחים מצמצמות עומס על הצוות ושומרות על אזור שירות נקי.

איך מתכננים הזמנה חוזרת של כוסות לעסק?

הזמנה חוזרת טובה נשענת על נתוני צריכה מהאירוע הקודם, לא על זיכרון של סוף משמרת. רישום פשוט של כמות שנפתחה, כמות שנותרה והזמן שבו נגמר המלאי ייתן לכם בסיס מדויק יותר להזמנה הבאה.

בבית קפה, בוקר עמוס יכול לשנות את היחס בין כוסות 8 oz לכוסות 12 oz בתוך שעות. במסעדה שמפעילה משלוחים, כדאי לחשב בנפרד כוסות שיוצאות עם משקאות קרים לצד אריזות טייק אווי, ולא לערבב בין צריכת הישיבה במקום לבין צריכת המשלוחים.

לניהול מלאי שוטף, עבדו לפי ארבעה צעדים:

1. ספרו כמה כוסות נפתחו בכל אירוע או משמרת.
2. תעדו כמה כוסות נשארו סגורות וכמה נשארו באריזות פתוחות.
3. סמנו אילו גדלים ומכסים נגמרו ראשונים.
4. הזמינו לפי קצב השימוש בפועל, תוך שמירת מלאי ביטחון עד לאספקה הבאה.

במרכז הלוגיסטי שלנו ביבנה אנו פוגשים עסקים שמעדיפים לרכז כוסות, מכסים, מפיות ומוצרי שירות בהזמנה אחת. לרכש חוזר, ריכוז כזה מקל על בדיקת מלאי ומפחית מצב שבו הכוסות הגיעו אבל המכסים המתאימים חסרים.

שאלות נפוצות

כמה כוסות מים צריך לאירוע של 100 אורחים?

לאירוע של עד שלוש שעות, חשבו בדרך כלל 200-300 כוסות מים בגודל 6 oz או 8 oz. אם מדובר ביום חם, באירוע חוץ או בעמדת שירות עצמי, הוסיפו רזרבה של 10%-15%.

האם אפשר להשתמש באותה כוס גם למים וגם לשתייה קלה?

אפשר, במיוחד כאשר בוחרים כוס 8 oz שמתאימה לשני השימושים. אם מוגשים משקאות עם קרח, כוס 12 oz עשויה להתאים יותר, אך היא לא תמיד חסכונית למים בלבד.

כמה מכסים להזמין לכוסות חמות?

כאשר כל הקפה והתה יוצאים לדרך או מוגשים בעמידה, הזמינו מכסה לכל כוס חמה. בהגשה לשולחן אפשר לחשב פחות מכסים, אבל חשוב לוודא התאמה מלאה בין קוטר הכוס למכסה, למשל 80 מ"מ בדגמים המתאימים.

האם כוס PLA מתאימה לכל אירוע חוץ?

כוס PLA יכולה להתאים למשקאות קרים, אך יש לבחון את מפרט היצרן ואת תנאי הפינוי באתר. PLA דורש קומפוסטציה תעשייתית, ולכן אין להניח שהכוס תתפרק בכל פח פסולת רגיל.

איך מונעים מחסור בכוסות במהלך אירוע?

חלקו את המלאי בין תחנות ההגשה והשאירו קרטון סגור אצל מנהל האירוע. אל תניחו את כל הכמות בתחילת השירות, משום שקשה לעקוב כך אחר קצב הצריכה והפחת.

לפני שאתם מוסיפים כוסות לעגלת הקניות, הגדירו את מספר האורחים, משך האירוע, המשקה המרכזי וצורת ההגשה. ארבעת הנתונים האלה מספיקים כדי לבנות הזמנה מדויקת יותר, עם כוסות ומכסים שמתאימים לעבודה בפועל ולא רק לרשימת מוזמנים.

נכתב על ידי עידן ציטקין, מייסד ומנכ"ל רול מרקט - ספק מוצרי חד-פעמי, אריזות מזון וניקיון לעסקים בישראל מאז 2019. נכון ל-2026.